BLOG

人事ブログ

  1. HOME
  2. 人事ブログ
  3. 相手に伝わる話し方

相手に伝わる話し方

こんにちは。
2月も2週目。学生は期末テストが終わり、いよいよ就職活動の準備を本格的に進めていることでしょう。転職を考えている方は、求人数が増え、一般的な転職時期である2月、活動が活発化しているのではないでしょうか。

就職/転職活動において、話すことは必須。営業職以外でも、人とのコミュニケーションは必須であり、ビジネスにおいて欠かせない能力のうち、特に重要視されている能力の1つがコミュニケーション能力です。
実際に、企業が新卒学生に求めている能力の第1位は、15年以上、コミュニケーション能力だそうです。だからこそ、就職/転職活動において、「面接官からの質問に答える」、「自分のことを説明する」といったことが要求されるのですね。
コミュニケーション能力のうち、特に多くの人が苦手とするのが「話すこと」。もっと言えば、ただ話すというのではなく「”相手に伝わるように”話すこと」です。しかし、それができなければ、多くの場面で苦労します。
例えば、人に自分の状況や意見、考え方(意図)などを説明したり、自分の気持ちを人に伝えたりする場面。
このような場面は、ビジネスでもプライベートでも多く登場するでしょう。面接で考えてみても、ガクチカや今までの経歴/成果などを面接官に伝えようとする時が、該当しますね。

そこで、このブログでは、「相手に伝わる話し方」についてご紹介します。

早速、相手に伝わる話し方のコツについて、7つご紹介しましょう!
① 何を伝えたいのか明確にする。
② 情報量を増やしすぎない
③ 分かりやすい言葉でシンプルに結論を伝える
④ 5W1Hを考慮し論理的な構成で話す
⑤ 自分の意思は必ず伝える
⑥ 具体例を織り込んで話す
⑦ 相手の理解度を確認しながら話す

では、それぞれについて、詳しく説明していきます。

① 何を伝えたいのか明確にする
話すときには、「あれも伝えたい」「これも伝えたい」と多くの内容を盛り込みがちですが、聞き手の記憶に残る量はそれほど多くありません。何を伝いたいのかを明確にし、要点を1〜3点に絞りましょう。何を伝えたいかが明確になったら、余計な話題は控え、要点を筋道立てて話すように努めましょう。

② 情報量を増やしすぎない
情報量を増やし過ぎないようにし、シンプルな構成で話せるようにしましょう。話は「導入」「本論」「結び」で構成します。導入で聞き手の関心をつかみ、本論で内容を伝え、結びで最も伝えたいことを再度繰り返すことで効果的に伝えられます。情報量を増やし過ぎて、伝えたいことがぼやけてしまわないように気をつけましょう。
日常会話で考えてみてもそうですね。構成の話とは少しずれてしまいますが、「明日、一緒にイタリアンレストランにランチに行きたい」と伝えたいのに、こんないいお店を見つけて、こんなメニューがあって、こんな風に紹介されていて、ランチしたいと思っていて、明日都合が合えば一緒にランチしたいなどという情報を、一気に詰め込んで話されると、結局何が言いたいんだっけとなってしまうのではないでしょうか?それよりも、「明日、ランチ行きませんか?イタリアンのいいお店があるんです。ご都合いかがですか?」と言われた方が、相手に1番伝えたいことが、明確に伝わりますね。

③ 分かりやすい言葉でシンプルに伝える
わかりやすい言葉でシンプルに結論を伝えましょう。専門用語や横文字を無闇に多用することは、分かりやすい言葉とはいえません。避けましょう。また、関係のない無駄なことを長々と話すことも避けるべきです。「伝えたいことは一つです」など、結論と全体の流れをまず伝えることが大切です。

④ 5W1Hを考慮し論理的な構成で話す
論理的に物事を伝えるために、「5W1H」を考慮した構成で話すと効果的です。「いつ(When)」「どこで(Where)」「だれが(Who)」「何を(What)」「なぜ(Why)」「どうやって(How)」が、要素として必ず入っているかを確認しましょう。

⑤ 自分の意思は必ず伝える
一般論や事実だけでは、言いたいことが伝わりやすいとは言えません。自分の意思も伝えることが非常に重要です。
分かりやすく言うと、「夏と言えばBBQじゃない?でも、絶対人多いよね。」だけ言われても、何が言いたいか不明瞭です。「夏と言えばBBQじゃない?でも、絶対人多いよね。だから、代わりに家で焼肉パーティーしたいな。」と言われると分かりやすいですね。

⑥ 具体例を織り込んで話す。
具体的な話を織り込んで話すことで、上手く話が伝わりやすくなります。特に難しく、イメージがしにくい話題の時には、例え話を交え、話すことで伝わりやすくなります。

⑦ 相手の理解度を確認しながら話す
相手がどの程度理解できているか、様子を確認しながら話しましょう。一方的に自分が伝えたいことを話しても、相手には伝わりにくい可能性があります。聞き手が興味をしめしているかなどを観察しながら話すと良いでしょう。また、聞き手に合わせ、態度や表情を変えることで、聞き手に共感してくれていることが伝わり、話を受けとめられやすくなります。

ここまで7つのコツを挙げ、ご紹介しました。
いかがでしたか?今の自分の話し方を見直してみると、より相手に伝わる話し方ができるかもしれません。
ただ、1つ忘れて欲しくないことは、コミュニケーションは相手がいないと成り立たないという事。どんなに今回ご紹介したコツ通りに話せたとしても、相手に100%伝わるということはありません。最も大事なことは、相手に伝えたいという気持ちです。「あなたにこの思いを伝えたいんだ!」という気持ちを込め、真っ直ぐに話すことが大事です。面接でも同じこと。こう話しましょうという定型文的な組み立てよりも、あなたの気持ちがこもった、あなたの心のままの、独自の表現が、1番面接官の心に響きます。

「話す」ことに苦手意識のある方は、ぜひ、今回ご紹介したコツを念頭に、相手に伝わるように話す努力をしてみてくださいね!そして、実際に話すときには、あまりコツにとらわれ過ぎず、あなたの心をぶつけてください!

採用担当として、まだ見ぬ皆様の、思いのこもったお話を楽しみにしています!

人事ブログ

人事ブログ一覧